una giornata da…. “archiviare”

E’ la presidente dell’associazione Rosanna Galli ad aprire il seminario Archiviamo il presente con uno sguardo al passato, ricordando che è necessario far conoscere la nostra storia; ma per far ciò è altrettanto necessario ordinare e inventariare gli oltre 588 metri lineari dei nostri archivi attivi presenti lungo la nostra Penisola.
La parola poi a passa a Mariella Guercio, docente all’Università La Sapienza di Roma, che concentra il suo intervento sulla gestione e conservazione di documenti elettronici ed email.
Molteplici sono gli input che ci trasmette in merito.
Ci spiega che la mail può essere sia un veicolo atrraverso cui trasmettere documenti vari, ma a volte è lei, in se stessa, un documento.
Anche le pagine web sono dei “pezzi” del nostro archivio, così come lo sono i data base. A tal proposito veniamo informate che è presente in rete un portale che, periodicamente, fa una vera e propria fotografia ai milioni di siti che ci sono (o che c’ erano)  sul web. Per chi fosse interessato può visitare il sito di Internet archive
Come sappiamo, anche per l’archiviazione on line un punto fondamentale sono i back up periodici (una volta alla settimana circa) che devono riguardare sia i file system che la mail box (la casella della posta elettronica).
Darsi delle regole conseguibili è la base dell’archiviazione, anche di quella informatica. Le regole servono per dimenarsi all’interno della vasta documentazione prodotta dal web, ma anche per saper scrivere una mail (Le Pillole di Aurora).
L’intervento di Mariella Guercio è stato da lei stessa riassunto con un power point  all’interno del quale ognuna può trovare notizie interessanti e utili per iniziare la propria archiviazione.

A seguire prende parola Vittorina Maestroni del Centro documentazione donna di Modena, che ci ha presentato i risultati del Censimento nazionale degli Archivi dell’Udi, svoltosi tra il 2011 e il 2012, e che tra breve sarà disponibile in pdf anche su questo blog.

La seduta pomeridiana del seminario continua con Linda Giuva, archivista oltre che responsabile scientifica dell’archivio centrale dell’Udi, la quale ci parla dell’archivio corrente o records menagement come viene chiamato dagli anglosassoni. Linda puntualizza l’importanza di tenere in ordine un archivio, poichè ciò significa aver una buona gestione dell’organizzazione di una società, associazione, organizzazione, etc., di cui fa parte l’archivio in questione.
E’ fondamentale far ordine di ciò che produciamo, poichè è anche un modo di valorizzare noi stesse e ciò che facciamo. E’ un modo per farci conoscere dal futuro.
Gli step principali sono  Identificare – Decidere – Organizzare – Salvare
Su ognuno di questi punti c’è molto da dire e spiegare ed è per questo che Linda ci ha gentilmente preparato delle slides come guida e promemoria.

Quello del seminario è stato un momento formativo, oltre che interessante, anche utile poichè ha traccaito una strada da seguire non solo per organizzare i documenti dell’Udi, ma anche perchè dà la possibilità ad ognuna di noi di crearsi e conservare il proprio archivio corrente personale.
Ringrazio personalmente le relatrici per la loro generosità e chiarezza e allego di seguito i due ppt per chi fosse interessata all’approfondimento.

Ilaria Scalmani

PPT di Mariella Guercio – Gestire le mail

PPT di Linda Giuva- Archivio corrente